Basicamente, o Word usa uma lista de nomes e endereços de uma tabela. A tabela pode ser criada no Word, no Microsoft Access ou até mesmo no Microsoft Outlook. Todos fazem parte do Microsoft Office.

Isso obviamente funciona melhor com planejamento. Você provavelmente precisará de um banco de dados, e o Access é a melhor solução para isso. Mas a aprendizagem será muito mais proveitosa se colocarmos tudo no Excel (que também faz parte do Microsoft Office). Usarei o Excel como exemplo, mas lembre-se de que existem outras opções.

Inicie o processo com a carta. A mesma carta será enviada a todos; não será possível personalizá-la muito. Ao escrever a carta, deixe espaço para o endereço da pessoa e uma saudação.

Ao configurar o Excel, você obviamente precisará do nome e do endereço da pessoa. Você também precisará de um campo de saudação. Se Gustavo Camargo for um dos destinatários da carta, a saudação poderá ser Prezado Gustavo. Se sua relação com o Dr. Gustavo Camargo for mais formal, a saudação poderá ser Prezado Dr. Camargo. Assim, os nomes da coluna Saudação serão "Gustavo" ou "Dr. Camargo".

Em seguida, abra a carta. Clique em Ferramentas > Cartas e Correspondências > Mala Direta. Siga as orientações do assistente no lado direito da tela. Para selecionar destinatários de cartas, procure na lista de contatos do Excel, Outlook ou outro banco de dados.

Além de cartas, você pode endereçar envelopes e etiquetas com o recurso Mala Direta, o que facilita muito a vida do usuário.